Regulamin oraz RODO

Regulamin XV Ogólnopolskiej Konferencji pt.

„Nauka dla Hodowli i Nasiennictwa Roślin Uprawnych”

 

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy dokument stanowi regulamin XV Ogólnopolskiej Konferencji pt. „Nauka dla Hodowli i Nasiennictwa Roślin Uprawnych”, organizowanej przez Instytut Hodowli i Aklimatyzacji Roślin – Państwowy Instytut Badawczy, która odbędzie się w Zakopanem w dniach 16-19 lutego 2026 r.
2. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się: a. Organizator: Instytut Hodowli i Aklimatyzacji Roślin – PIB; b. Konferencja: XV Ogólnopolska Konferencja „Nauka dla Hodowli i Nasiennictwa Roślin Uprawnych”; c. Uczestnik: osoba fizyczna lub prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która dokonała  rejestracji poprzez formularz zgłoszeniowy i spełniła warunki uczestnictwa w Konferencji wskazane w Regulaminie.
3. Wszystkie informacje dotyczące Konferencji oraz bieżące aktualizacje będą udostępniane na stronie internetowej Konferencji:
   https://ihar.edu.pl/pl/aktualnosci/konferencje/zakopane-2026
4. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie Konferencji, publikując je na stronie internetowej Konferencji oraz/lub portalach społecznościowych, bez obowiązku dodatkowego informowania Uczestnika o wprowadzonych zmianach.
5. Uczestnictwo w Konferencji może mieć charakter czynny (tj. prezentacja ustna lub plakatowa) lub bierny (tj. bez prezentacji).
6. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski, z możliwością prezentacji w języku angielskim.
7. Nad stroną merytoryczną Konferencji czuwa Komitet Naukowy powołany przez Organizatora.
8. Terminy podane na stronie internetowej Konferencji są obowiązujące i nieprzekraczalne, chyba że Organizator postanowi inaczej.

 

§2 Zgłoszenie udziału

1. Konferencja skierowana jest do pracowników naukowych i doktorantów instytutów badawczych i uczelni wyższych związanych z rolnictwem, a także do przedstawicieli firm hodowlanych, instytucji rolniczych, urzędów oraz organizacji branżowych.
2. Każda osoba zainteresowana udziałem w Konferencji zobligowana jest do rejestracji uczestnictwa poprzez formularz zgłoszeniowy, dostępny na stronie internetowej Konferencji.
3. Warunkami uczestnictwa są: a. przesłanie formularza zgłoszeniowego; b. akceptacja zgłoszenia przez Organizatora; c. uiszczenie opłaty konferencyjnej.
4. Dokonanie rejestracji jest równoznaczne ze zobowiązaniem osoby dokonującej rejestracji do uiszczenia opłaty konferencyjnej.
5. Organizator może przedłużyć termin zgłoszeń, a informacja zostanie zamieszczona na stronie internetowej Konferencji.
6. Dopuszcza się zgłoszenie jednego wystąpienia ustnego i/lub jednego posteru. Uczestnik może być współautorem wielu wystąpień.
7. Po dokonaniu skutecznego zgłoszenia udziału istnieje jedynie możliwość zmiany danych Uczestnika na inną osobę.
8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych i nieprawdziwych danych przez Uczestnika w trakcie rejestracji.

 

§3 Sesje i prezentacje

1. Miejsce Konferencji: Zakopane, Ośrodek Konferencyjno-Wypoczynkowy Hyrny.
2. Sesje będą odbywały się zgodnie z Programem Konferencji, udostępnionym na stronie internetowej Konferencji.
3. Prezentacje ustne należy dostarczyć w terminie wskazanym przez Organizatora.
4. Prezentacje plakatowe odbywają się podczas Sesji posterowych i wyświetlane będą w formie elektronicznej na totemach multimedialnych.
5. W przypadku prezentacji posterowej, warunkiem dopuszczenia do prezentacji jest terminowe przesłanie plakatu do Organizatora w zdefiniowanym formacie. Szczegóły będą opublikowane na stronie internetowej Konferencji (link)
6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany formy zgłoszonej prezentacji z ustnej na plakatową i/lub z plakatowej na ustną o czym bezpośrednio poinformuje uczestnika, którego taka zmiana dotyczy.
7. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za treść i formę prezentacji.

 

§4 Abstrakt konferencyjny

1. Uczestnik przesyła abstrakt w terminie oraz powszechnie używanym formacie wskazanym przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji.
2. Po przekroczeniu terminu Organizator może odmówić publikacji abstraktu w materiałach konferencyjnych.
3. Abstrakty przesyłane są przez formularz zgłoszeniowy lub mailowo.
4. Odpowiedzialność za treść abstraktu ponosi autor.
5. Abstrakt może zostać odrzucony przez Komitet Naukowy konferencji przy rażących błędach lub niskiej wartości merytorycznej.

 

§5 Opłata konferencyjna

1. Wysokość opłaty, zasady jej wniesienia oraz termin płatności są podane przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji oraz w komunikacie.
2. Opłata obejmuje: udział w konferencji, wyżywienie, noclegi, uroczystą kolację, publikację streszczeń zgłoszonych referatów i posterów w materiałach konferencyjnych.
3. Organizator  wystawi fakturę VAT.
4. Dane do przelewu będą przekazane wraz z akceptacją zgłoszenia.
5. Brak opłaty skutkuje brakiem możliwości uczestnictwa w Konferencji (skreśleniem z listy Uczestników) i nieumieszczeniem abstraktu w materiałach konferencyjnych

 

§6 Odpowiedzialność

1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i regulaminu hotelu oraz sal konferencyjnych. Regulamin znajduje się pod adresem https://hyrny.pl/regulamin-obiektu/
2. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność finansową za wszelkie zniszczenia lub szkody wyrządzone na terenie obiektu konferencyjnego i hotelowego, a także parkingu.
3. Organizator nie odpowiada za: a. rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji b. wypadki losowe niezależne od jego działań; c. opóźnienia w dojazdach czy zakwaterowaniu niespowodowanych działaniem Organizatora oraz wynikającymi z działania siły wyższej.
4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały i informacje przedstawione przez niego, w tym za m.in. nazwę/logo, reklamy, inserty, banery, stand'y, roll-up'y, prezentacje, materiały reklamowe. Uczestnik ponosi również pełną odpowiedzialność za wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione podczas Konferencji przez niego lub delegowane przez niego osoby.

 

§7 Postanowienia końcowe

1. Zgłoszenie udziału poprzez formularz oznacza akceptację regulaminu, zobowiązanie do zapłaty opłaty konferencyjnej i zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów organizacji Konferencji.
2. Dane przechowywane są zgodnie z przepisami prawa.
3. Zgoda obejmuje wykorzystanie wizerunku Uczestnika w celach promocyjnych na zasadach wskazanych w Oświadczeniu RODO, dostępnym pod adresem:
   https://ihar.edu.pl/pl/aktualnosci/konferencje/zakopane-2026/regulamin-oraz-rodo.
4. Koszty dojazdu na Konferencję pokrywa Uczestnik.
5. Organizator może odwołać lub przełożyć Konferencję z przyczyn niezależnych od Organizatora, o czym niezwłocznie powiadomi Uczestników.
6. Zmiany regulaminu wchodzą w życie z chwilą publikacji na stronie internetowej Konferencji.
7. Kwestie sporne rozstrzyga Organizator.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy, w tym Kodeksu Cywilnego.

 

 

Radzików dnia ……………               Podpis Organizatora

 

---